工作职责

档案馆岗位职责及工作标准

作者:校办      编辑:校办      发布日期:2016-09-23 

档案馆岗位职责及工作标准


一、档案馆副馆长

(一)岗位职责:

1、负责制定学校档案业务工作规划、计划,制定相关规章制度并协助馆长组织实施;

2、负责档案宣传工作,配合学校中心任务,利用档案举办各种形式的展览;

3、主持档案收集、利用工作,督促完善信息化建设,积极开发档案信息资源,广泛提供利用服务;

4、负责组织档案培训工作,对全校各类档案的立卷归档工作进行业务指导、监督和检查;

5、定期对全校档案工作进行检查、总结、评比、表彰,在工作会议上传达上级档案工作精神,布置学校档案业务工作;组织接受上级部门业务考核;

6、负责全宗卷的收集、整理,并进行分类、编号,建立检索工具;

7、负责档案馆办公、业务用品的统计、征订工作,并组织采购;

8、带头学习业务知识,完成领导交办的临时性工作。

(二)工作标准:

1、汇总收集、信息技术、利用等岗位计划、总结,完成业务管理工作制度的完善和落实;组织完成年度各类纸质、电子、实物档案的收集工作,确保收集齐全完整;及时解决收集工作中的问题,加强与职能部门间负责同志的沟通;

2、完成年度计划的档案宣传工作,兰台快讯统编不少于12篇;及时组织通报各部门档案收集情况,完成档案队伍(包括专兼职工作人员)的业务培训学习;

3、组织、推进档案馆数字化建设工作,完成年度计划任务;

4、协调部门间、馆内岗位间关系,及时解决遇到的问题,为档案利用接待工作服好务;

5、完成全宗卷档案整理工作并及时更新输出全引目录;

6、完成档案馆办公正常运转备品的采购和管理工作;

7、熟悉业务管理技能,与馆长协调补位,与其他各岗位工作人员团结协作,完成领导交办的其它任务。


二、档案馆业务指导岗位1(杨蕾)

(一)岗位职责:

1、负责起草、拟制业务指导岗位工作计划、总结、相关文件及规章制度,组织实施学校档案业务指导工作;

2、指导、监督、检查、协助各职能部门档案员,做好党群、行政、外事、学校文件、上级文件、财会类及其他各类综合部分档案的网上数据录入和档案实体接收工作,严格办理移交手续;

3、负责接收上述各类档案的整理、编号工作;及时建立和完善相关档案收集统计台账,做到账、物相符;

4、负责学校部门档案员的业务培训,根据归档中产生的问题,及时提出解决方案和培训计划,并负责实施;

5、负责学校档案质量的检查,及时通报各部门档案归档情况,对部门档案员工作情况提出鉴定意见并实施奖惩;

6、负责业务指导岗位全宗卷内容的补充、完善;

7、负责档案馆日常财务报销工作;

8、主动学习业务知识,完成馆领导交办的临时性工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时保质完成月底、期末和年度岗位总结工作;

2、关注学校重大事项,分享、积累信息,有针对性地做好档案收集工作,确保分管门类档案应归尽归;

3、做好分管各类档案实体的检查、录入数据的审核,严格办理移交手续,确保账物相符;

4、做好档案整理工作小结,及时记录整理过程中变更的内容和原因;

5、总结通报各部门档案归档情况,针对存在的问题提出部门档案员加强培训的内容,并提出年度奖惩意见建议;

6、完成业务指导岗全宗卷年度材料的补充工作;

7、按时完成档案馆日常财务报销工作,做到及时、准确、无误;

8、能够完成馆领导交办的工作任务,及时学习和掌握岗位业务知识,与其它各岗位工作人员团结协作。


三、档案馆业务指导岗位2(张春)

(一)岗位职责:

1、负责拟制本岗位工作计划、总结;

2、负责督导各职能部门档案员,做好学校科研、基建、设备、产品、教学、出版各类档案(按卷管理部分)网上数据的录入和实体档案接收工作,严格办理移交手续;

3、负责对接收的档案进行整理、编号。及时建立和完善收集统计台账,做到账、物相符;

4、协助学校档案质量的检查,对分管工作情况及时提请汇总,对部门档案员情况提出鉴定意见并实施奖惩;

5、协助做好档案员业务培训及相应的建章立制工作;

6、负责收集整理室的安全和维护;

7、负责档案馆固定资产管理及办公用品的保管工作;

8、主动学习业务知识,完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时保质完成月底、期末和年度岗位总结工作;

2、提前打印卷皮,做好分管各类档案实体的检查、录入数据的审核工作,确保账物相符;

3、严格办理移交手续,做好档案整理工作小结,及时记录整理过程中变更的内容和原因;补充全宗卷年度材料;

4、总结通报相关部门档案归档情况,针对存在的问题提出部门档案员加强培训的内容,并提出年度奖惩意见建议;

5、做好档案馆固定资产管理工作,数据更新及时无差错;

6、办公用品管理账目清晰,出入库信息准确;

7、能够完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握岗位业务知识,与其它各岗位人员团结协作。


四、档案馆信息技术岗位1(赵军)

(一)岗位职责:

1、负责起草、拟制本岗位工作计划、总结、相关文件及规章制度;

2、负责加强数字档案馆的建设与培训,提高档案现代化管理水平。按照存量数字化、增量电子化的要求组织推进档案馆数字化建设;

3、负责校内外各类档案信息的收集与整理,提供最新档案动态;

4、负责学校党群、行政、外事、学校文件、上级文件、财会电子文件及其声像档案的的接收、审核及整编工作;

5、负责上述各类馆藏档案数字化计划的制定和落实工作;

6、负责档案统计工作,负责各类报表的报送;

7、负责学校档案电子信息的备份、存储;负责档案馆办公设备的日常维护;

8、主动学习业务知识,完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时保质完成月底、期末和年度岗位总结工作;

2、完成6类档案电子文件及其声像档案收集、整理工作;

3、完成《大事要闻》汇编工作,负责信息分享和重点档案的提醒收集;

4、负责档案馆各类统计报表的形成和报送,维护管理系统统计功能,负责各类信息的汇总和相关内容全宗卷的完善;

5、做好管理数据的备份(包括远程),保证档案馆设备仪器的正常运转;

6、协助完成校史馆电子信息日常汇总工作,参与校史馆阶段性更新工作;

7、完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握岗位业务知识,与其它各岗位人员团结协作。


五、档案馆信息技术岗位2

(一)岗位职责:

1、负责编制学校电子档案信息汇总计划,协同做好数字化档案馆建设工作,有效推进相关数据的集成利用。拟制岗位工作计划、总结;

2、负责档案馆网站的制作和运行,完成信息的编辑和发布工作;

3、负责学校档案信息管理系统的正常使用和维护,并根据实际需要不断完善,保证网络信息安全;

4、负责学校科研、基建、设备、教学、出版、产品类电子文件及其声像档案的接收、审核及整编工作;

5、负责实物档案电子信息的采集和数据录入,并负责上述类别馆藏档案数字化计划的制定和落实工作;

6、负责校史馆数码信息及相关数据的采集,做好更新工作;

7、主动学习业务知识,完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时保质完成月底、期末和年度岗位总结工作;

2、做好档案馆网站的维护,完成相关栏目内容的年度更新;

3、负责档案管理系统的正常运行,协同网络中心,确保档案信息的安全;

4、协同完档案馆数字化年度工作计划,做好分管6类档案电子文件及其声像档案的收集、整理工作;

5、同步做好实物档案电子信息的采集和录入;

6、完成校史馆电子信息日常汇总和及时更新工作,参与校史馆阶段性更新工作;

7、完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握岗位业务知识,与其它各岗位人员团结协作。


六、档案馆利用服务岗位1(赫蕊)

(一)岗位职责:

1、负责起草、拟制本岗位工作计划、总结及相关规章制度,组织学校档案利用服务工作;

2、负责党群、行政、外事、财会、学校文件、上级文件档案的库房管理及检索目录的输出;

3、负责上述档案的查阅、借用工作,做好利用登记、统计工作,及时完善相关统计台帐;

4、负责上述档案实体的检查,做好登记并定期进行修裱、备份和复制等修复工作;

5、对保管期限已满的档案组织鉴定,及时造册、审批销毁;

6、负责档案利用效果登记收集工作,对于利用量大或利用效果好的案例,及时做出分析报告,协助做好全宗卷完善;

7、负责毕业生学位、学历认证及相关翻译、制作工作;

8、完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时保质完成月底、期末和年度岗位总结工作;

2、完成分管各类档案数据的补充和检索工具的输出;

3、严格遵守规章制度,完成分管各类档案年度查借阅利用接待工作,做好相关登记、统计工作;

4、做好效果利用收集和整理工作,及时插入全宗卷;

5、负责分管档案实体的安全,做好出入库检查,及时对需要修复的档案采取相应措施,做好复制的同时协同做好数字化工作;

6、负责分管档案库房的安全和维护,做好相关温湿度及安全检查记录;

7、完成学生所需相关证明的翻译、制作工作;

8、完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握岗位业务知识,与其它各岗位人员团结协作。


七、档案馆利用服务岗位2

(一)岗位职责:

1、遵守学校各项规章制度,主动学习档案专业知识,做好本岗位工作计划和总结;

2、负责教学、科研、产品、基建、设备、出版类档案的库房管理及检索目录的输出;

3、负责上述档案的查阅、借用工作;做好利用登记、统计工作,及时完善相关统计台帐;

4、负责上述档案实体的检查,做好登记并定期进行修裱、备份和复制等修复工作;

5、负责档案库房的安全,做好防火、防盗、防尘、防水、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光等“九防”工作,保持库房清洁、确保档案实体的安全,并做好相应记录;

6、负责相关档案利用效果登记工作,对于利用量大或利用效果好的案例,及时做出分析报告;

7、负责查看办公邮箱,出具各类中文毕业证明材料;

8、完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时保质完成月底、期末和年度岗位总结工作;

2、完成分管各类档案数据的补充和检索工具的输出;

3、严格遵守规章制度,完成分管各类档案年度查借阅利用接待工作,做好相关登记、统计工作;

4、做好效果利用收集和整理工作,及时插入全宗卷;

5、负责分管档案实体的安全,做好出入库检查,及时对需要修复的档案采取相应措施,做好复制的同时协同做好数字化工作;

6、负责分管档案库房的安全和维护,做好相关温湿度及安全检查记录;

7、完成各类学生所需相关中文证明的提供工作;

8、完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握岗位业务知识,与其它各岗位人员团结协作。


八、档案馆编辑研究岗位1

(一)岗位职责:

1、认真学习贯彻国家和省市等上级部门关于档案工作的法律法规,遵守学校各项规章制度;刻苦学习档案专业理论,努力提高理论水平和业务能力;

2、负责起草、拟制本岗位工作计划、总结及相关规章制度,协助做好全宗卷的完善工作;

3、负责学校档案的科学研究和开发利用工作,挖掘馆藏档案信息资源,有计划、有重点地提出档案工作研究开发方案,编制、研究对学校和社会有重要参考价值的汇编资料,并负责实施,提高馆藏档案的利用效果;

4、负责学校《年鉴》编辑工作;拟定栏目设置及编辑计划,及时收集、整理相关材料,严格把关,保证材料的真实性;

5、负责学校《年鉴》审核工作;及时报送学校主管领导审查,认真落实、收集修改意见和建议,按时完成定稿;

6、负责学校《年鉴》发放工作;及时联系排版印刷,认真校对,努力提高编辑和印刷质量,并将印刷品发放到各职能部门;

7、积极开展学术研究和学术交流活动;不断拓展档案编研渠道,充实编研内容,提高学校档案编研水平;负责做好常规资料的汇编工作;

8、完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时完成月底、期末和年度岗位总结工作;

2、按时保质完成《年鉴》初稿的编辑工作;

3、根据学校发展阶段,以5年为一发展周期,提出主题编研计划,推动档案馆基础编辑研究工作,争取有阶段性成果;

4、完成《组织人事工作》、《教学工作》、《学科建设、科研工作》、《学校文件选编》等资料的汇编工作;

5、完成《年鉴》的发放和意见的集中反馈工作;

6、关注档案发展资讯,提供相关内容的学习资料,协助档案馆青年队伍的业务培养;

7、完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握岗位业务知识,与其它各岗位人员团结协作。


九、档案馆编辑研究岗位2(宋群豹)

(一)岗位职责:

1、认真学习贯彻国家和省市等上级部门关于档案工作的法律法规,遵守学校各项规章制度;刻苦学习档案专业理论,努力提高理论水平和业务能力;

2、负责起草、拟定本岗位及校史馆的工作计划、总结及相关规章制度;

3、负责校史馆的管理、利用,承担讲解员的招聘、培训工作;合理安排校内外参观团体,做好登记,注意收集题词、留言;

4、认真听取和收集参观者的各类意见和建议,及时整理相关信息,负责校史馆内容的修改、完善与更新工作;

5、负责学校实物档案的保管,输出检索目录;

6、负责实物档案的利用和维护工作;认真做好移交、使用登记,严格审批手续;

7、负责实物档案库房管理,做好防火、防盗、防尘、防水、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光等“九防”工作,保持清洁、确保档案实体的安全,并做好相应记录;

8、完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时完成月底、期末和年度岗位总结工作;

2、完成年度校史馆接待工作;

3、做好讲解员队伍的培养;

4、及时收集、整理意见和建议,不断补充、完善相关信息,做好讲解词的实时更新;

5、完成校史馆阶段性更新初步规划、文字更新、版面调整等工作,负责相关素材的收集和施工推进;

6、做好实物档案保管,负责实物档案库房的管理,做好相关检查记录;

7、完成实物档案利用和维护工作;严格登记手续,做好出入库登记,及时输出检索工具;

8、完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握岗位业务知识,与其它各岗位人员团结协作。


十、档案馆人事档案岗位1(袁萍)

(一)岗位职责:

1、认真学习执行国家和省市等上级部门关于人事档案工作的法律法规,遵守学校各项规章制度;刻苦学习档案专业理论,努力提高理论水平和业务能力;

2、负责起草人事档案部的工作计划、总结及各类规章制度;

3、进一步研究和完善人事档案的科学化、规范化管理,做好档案交接登记及人事档案统计工作,为《年鉴》编辑提供素材;

4、负责做好处级、科级干部人事档案的整理、立卷工作,确保录入信息准确,并及时补充、输出卷内目录;

5、负责学校人事档案的收集,从源头把好真实、齐全关;及时向有关部门收集干部任免、入党、入团、审干、考核、考绩、学历、学位、晋升职称、调资、离退休、奖励和违纪违法处理等材料;汇总档案缺失情况,及时反馈人事部门予以补充;做好档案审查工作,清理出不适合归档的材料,进行详细登记造册,经领导批准后,按规定销毁;

6、严格执行人事档案查阅制度,负责人事档案利用服务,做好人事档案阅览室的安全及日常维护;

7、负责退休和调离人员档案的整理、转递工作,做到档随人走,转递及时、准确、安全;

8、完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时保质完成月底、期末和年度岗位总结;

2、做好人事档案管理规章制度制定并执行;

3、完成年度各类散材料的收集、审核、鉴定工作;

4、完成处级干部档案的补充、整理工作;完成1/2科级干部档案的补充、整理,负责接受上级档案专项检查相关材料的筹备;

5、完成退休(去世)人员档案的整理和装具的调整、排架;

6、完成调出人员档案的补充、整理和转递;

7、做好利用接待,严格登记手续,保证阅览室的安全和整洁;

8、完成《年鉴》表彰栏目相关材料的提供;

9、完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握岗位业务知识,与其它各岗位人员团结协作。


十一、档案馆人事档案岗位2(周蕾)

(一)岗位职责:

1、做好本岗位工作计划、总结,协助做好人事档案建章立制及日常管理工作;

2、负责新收集材料的数字化及其整理工作,逐步实现档案的信息化管理;

3、负责将所收材料整理至符合标准并及时装入个人档案散材料袋;

4、负责协助人事档案利用服务,严格执行人事档案查阅制度,做好校内外查阅人员的接待工作;

5、负责新进人员、工人档案的整理、立卷工作,确保录入信息准确,并及时输出卷内目录;

6、严格执行人事档案查阅制度,协助做好人事档案利用服务工作;

7、完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时保质完成月底、期末和年度岗位总结;

2、完成年度新收散材料的数字化和整理工作;

3、做好年度新进人员、工人档案的补充、整理;

4、协助完成人事档案利用工作;

5、完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握业务知识,与其它各岗位人员团结协作。


十二、档案馆人事档案岗位3(张鹏扬)

(一)岗位职责:

1、认真学习执行国家和省市等上级部门关于人事档案工作的法律法规,遵守学校各项规章制度;刻苦学习档案专业理论,努力提高理论水平和业务能力;

2、做好本岗位工作计划、总结,协助做好人事档案建章立制及日常管理工作;

3、负责做好在职一般干部人事档案的整理、立卷工作,确保录入信息准确,并及时补充、输出卷内目录;

4、负责人事档案库房的安全,做好防火、防盗、防尘、防水、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光等“九防”工作,做到人走电断,确保档案库房的安全;

5、做好库房管理相关记录工作;

6、完成领导交办的其它工作。

(二)工作标准:

1、做好岗位工作计划,按月份落实工作进度,做到月结月清,按时保质完成月底、期末和年度岗位总结;

2、每年完成1/2在职一般干部(1000卷)档案的补充、整理工作,确保一般干部散材料袋内没有超过2年的材料;

3、负责人事档案库房的管理,做好相关检查记录;

4、完成馆领导交办的临时工作,及时学习和掌握业务知识,与其它各岗位人员团结协作。

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