第一条 为充分发挥学校网络视频会议系统（以下简称视频会议系统）的效能，确保网络视频会议规范、高效、安全运行，特制定本办法。

第二条 启用视频会议系统是学校加强效能建设，进一步转变工作方式，改进工作作风，提高工作效率的一项重要手段。各部门（单位）要高度重视，充分运用视频会议系统召开会议。

第三条 视频会议系统的使用管理由校长办公室统筹协调，网络信息中心、各校区相关部门协同配合。

第四条 会议基本流程

1、会议主办部门制定会议方案，提前向校办秘书科提出会议申请，经办公室主任审批同意后方可组织召开视频会议。

2、会议主办部门应在会议召开前协调学校办公室综合科进行会场布置，做好会间服务。

第五条 设备调试

1、视频会议运维人员（网络信息中心、校办综合科、高密校区）根据会议通知和内容，进行系统联合调试。一般情况下，重大会议应提前半天时间调试，并在会议正式开始前1小时打开设备，等待会前联调。

2、会议召开期间，除视频会议系统管理人员外，无关人员不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。

3、视频会议应当由专业人员严格按照操作程序和规范要求进行技术操作。

 第六条 日常维护

 1、网络与信息中心负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括视频会议系统网络、主控设备等设施的技术维护，拟订视频会议操作规范并组织实施，安排专业人员负责相关技术保障，组织开展必要的专业培训等。

2、学校办公室负责视频会议系统和场地使用的日常管理和服务，包括视频会议系统设备、麦克风、投影仪、音响、视音频及网络模块等设施的日常使用和维护，组织落实视频会议操作规范，安排专门人员参加必要的专业培训，并负责会前、会中、会后的相关服务和联络工作。

3、网络与信息中心应定期检查维护视频会议系统设备，以保障系统正常运行，所需维护费用由学校专项支出。

  第七条 本办法自发布之日起实施，由校长办公室负责解释。