党委（校长）办公室工作资料管理办法

青科大办字〔2025〕1号

第一章 总则

第一条 目的与依据

办公室涉及或办理的文件、工作资料是学校发展的重要信息载体、主要介质和生产力，既是情报、专报，也是战报、学习报，对学校发展具有重要意义，必须坚持科学化、数字化、系统化、责任化建设和管理。

为进一步规范党委（校长）办公室（以下简称办公室）工作资料保管、归档、交接等工作，确保工作资料的安全性、完整性、连续性和可追溯性，防止因人员变动、设备更新等原因导致资料丢失或损毁，提高工作效率和管理水平，依据国家档案管理相关法律法规及学校档案管理规定，结合办公室工作实际，特制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于办公室所有工作人员在履职过程中产生、接收、处理的各类工作资料，包括但不限于：

1.电子文档。包括公文、报告、计划、总结、会议纪要、统计数据、信函、合同协议、规章制度、研究材料、重要邮件、图片、音视频文件等。

2.纸质文档。包括校领导、办公室领导批示件、重要或涉密文件原件、合同协议原件、会议记录手稿、印章使用登记簿、重要通知通告原件等。

3.其他载体。包括移动存储设备（U盘、移动硬盘）、光盘、网盘等存储介质中的工作资料。

第三条 基本原则

1.统一规范：工作资料遵循统一的分类、命名和归档标准。

2.安全保密：严格遵守保密规定，确保涉密和敏感资料的安全。

3.完整连续：确保工作资料的完整性、系统性及历史连续性。

4.责任到人：实行“谁产生、谁负责”与“岗位责任制”相结合的原则，压实责任，不因人或机器交替而出现断层或丢失。

5.及时归档：相关工作资料办理完毕后，及时整理、备份和归档。

6.技术保障：充分利用信息技术手段进行安全存储和管理。

第二章 分类与存储

第四条 资料类别

根据资料性质、内容和重要程度，主要类别包括：

1.行政管理类（制度、通知、签报、印章等）

2.公文处理类（领导讲话稿、工作总结、研究成果、收发文、批办件、督办件等）

3.会议活动类（纪要、方案、记录、照片、视频等）

4.综合协调类（重要联络记录、请示报告等）

5.重要合同协议类

6.涉密文件类（单独管理）

7.历史档案类（移交学校档案馆前）

第五条 存储方式

1.电子文档存储。对于极其重要或核心的资料，使用专用移动硬盘或光盘刻录备份，并按照统一的文件命名规则（包含日期、文件主题、版本号、责任人等要素），便于检索和管理。同时，将备份的文件妥善存放在安全的物理位置（如保密柜）。涉密文件按国家及学校保密规定具体执行。

2.纸质文档存储。设立专用文件柜，由各科室负责人管理，按照分类体系进行有序归档，建立清晰的目录索引。对于重要原件（如合同、批件），使用专用文件夹/档案盒存放。涉密文件按国家及学校保密规定具体执行。

第三章 管理流程与要求

第六条 日常管理

1.及时整理。及时整理、清理电脑桌面和邮箱，将完成的工作文档按分类要求存储。

2.版本控制。重要文件修改保存历史版本。

3.定期备份。各科室负责人定期检查电子文档的备份情况，确保存放纸质文件和其他存储介质的文件柜、保密柜安全可靠，钥匙（密码）由各科室负责人保管。

第七条 人员变动时的资料交接

1.资料移交。办公室工作人员在离职、调岗或因其他原因不再负责某项工作时，必须按规定进行完整的工作资料交接。未完成交接或交接不清者，追究相关责任。

2.交接清单。办公室离岗人员须编制详细的《工作资料移交清单》，列明：

（1）所负责的所有电子文档存储路径（主存储位置、云端链接等）、关键文件名及内容说明。

（2）所保管的纸质文档清单（文件盒编号、文件标题、日期等）。

（3）所持有的移动存储设备及其中的工作资料（已确认转移并清除）。

（4）相关系统账号密码（如工作需要，需按学校规定变更）。

（5）正在办理中的工作事项及注意事项。

3.交接监交。办公室交接工作在分管副主任或指定负责人的监督下进行。交接双方和监交人共同核对清单内容与实际资料，确认无误后签字确认。

4.知识转移。离岗人员有义务向接替者说明重要文件的背景、关键信息、处理流程等，确保工作的延续性。

5.账户清理。在人员离岗后，及时冻结或注销其相关系统账号及权限，并按规定处理其个人电脑中的数据。

第八条 办公室设备更新或报废时的资料处理

1.数据迁移。办公室在更换电脑或其他存储设备前，使用者必须将设备中所有与工作相关的电子文档（包括本地临时文件、邮件附件等）完整迁移至办公室指定的主存储位置或备份介质，确认迁移完成且新设备可正常访问这些资料，相关文件资料应注明分管主任、负责科长，明确责任。

2.数据清理。办公室工作人员旧设备在报废或交还国资处前，必须对存储介质进行彻底的数据擦除，确保无法恢复任何工作资料。对于涉密设备，严格按照保密规定执行销毁程序。

第四章 归档与销毁

第九条 定期归档

办公室每年年初将上一年度已办理完毕、具有保存价值的文件资料（包括电子和纸质），按照学校档案馆（室）的规定和要求，进行整理、编目，办理移交归档手续。归档范围和标准参照《青岛科技大学档案管理办法》。

第十条 资料保管期限与销毁

1.保管期限。未移交档案馆的资料，超过保管期限且无保存价值的资料，经办公室主任批准后，按规定程序销毁。

2.资料销毁。电子文档需在文档管理系统中彻底删除，并从所有备份介质（云端、本地、离线）中同步清除。纸质文档销毁使用碎纸机粉碎或交由具备资质的保密销毁机构处理，并登记销毁记录。涉密资料必须严格按照国家及学校保密规定执行。

第五章 责任与监督

第十一条 责任分工

党委（校长）办公室主任对本办法的落实负领导责任，分管副主任负责监督、检查，各科室负责人是“第一责任人”，负责组织实施。全体工作人员严格遵守本办法，负责本人产生、接收和处理的工作资料的规范保管、及时备份及完整交接。

第十二条 责任追究

对于违反本办法规定，造成工作资料丢失、损毁、泄密的，视情节轻重和后果，依据学校相关规定追究当事人责任。

第六章 附则

本办法自发布之日起施行，由（党委）校长办公室负责解释。

党委（校长）办公室

2025年6月25日