会议室使用申请流程：

（1）学校和各部门召开的各类全校性会议，最晚应于每周五下午15：00前通过学校协同办公系统提出会议室（报告厅）使用申请，并电话告知办公室综合科工作人员；（OA系统，用户名为工作证号，密码默认为6个8，一般应使用IE浏览器申请）

（2）党委（校长）办公室综合科汇总后于每周五下午17:30前通过校园网协同办公系统发布下周会议安排，制作《一周会议安排》，并打印送呈校领导。当周内提交的会议申请，不予写入《一周会议安排》；

（3）临时性召开的会议，需使用崂山校区会议室（报告厅），请与综合科（56333）电话预约；需使用四方校区会议室，请与四方综合科（22722）电话预约。学校办公室根据整体安排情况进行统筹，统一安排后将在校园网主页党委（校长）办公室网站“温馨提示”专栏中实时发布“一周会议安排”。

会议申报注意事项：

（1）部门涉及来宾考察，且需要相关校领导参加的会议，需主管部门负责人提前2-3天通知党委（校长）办公室主任（分管副主任），并呈报《邀请校领导出席活动申请表》、需要办公室协助安排工作清单等材料。

（2）部门安排的会议，一般情况下需自行准备会议材料、桌牌、茶水等会议用品。若确需办公室协助的，需提前告知办公室综合科。以部门名义召集的全校性会议，可会同办公室综合科共同准备相关物品。

（3）会议主办部门需会议开始前半小时至办公室综合科领取会议室钥匙，会议结束后将钥匙归还办公室综合科。