青岛科技大学专题会议组织实施办法

青科大党办字〔2023〕1号

为进一步加强学校专题会议的组织管理，严格学校会议议事程序，提升会议质量和效能，制定本办法。

一、议题酝酿

议题责任部门应在会前进行广泛的调研论证，按照“本单位-部门间-参会领导-主要领导”等四个层面，通过线下方式依次进行广泛的调研论证、意见征求工作并做好相应记录，做到“应征求尽征求”，确保议题论证充分、酝酿成熟。

对内容涉及业务面较广的议题，分管校领导应组织相关部门先行研究，形成统一意见或建议方案后，向主要领导请示汇报。其中，涉及行政事务的，需经校长同意后，再向党委书记汇报。

二、议题确定

议题实行一事一报、一事一议制度，议题确定一般分为“自上而下”和“自下而上”两种方式。按照主要领导指示批示确定的议题，由党委（校长）办公室明确议题责任部门，由议题责任部门具体履行议题论证、酝酿等相关程序，主要领导审核同意后确定议题；由职能部门主动提出的议题，经分管校领导同意，充分征求其他相关校领导、职能部门意见建议后，呈报主要领导审阅，主要领导审核同意后确定议题。

对专题会议研究的“三重一大”等事项，需按程序将研究结论提报党委常委会或校长办公会研究，具体按照《中共青岛科技大学委员会常务委员会议事规则》（青科大党字〔2022〕85号）、《青岛科技大学校长办公会议事规则》（青科大党字〔2022〕86号）规定执行。

凡未经充分酝酿、未履行相关程序的议题，不予安排上会。

三、会议组织

（1）会前准备。议题责任单位负责人应在履行相应程序后，于会议召开3天前，将议题资料汇总至党委（校长）办公室，由办公室呈报会议主持人提前审阅。经会议主持人审阅同意后，确定会议召开时间、地点、参会人员等工作安排，由办公室提前1天通知参会人员。

（2）会中组织。参会人员一般应包含主要领导、分管校领导、议题责任单位负责人、议题相关单位负责人。会议召开时，由分管校领导或议题责任单位负责人进行汇报。汇报内容一般应包含议题的背景、调研论证情况、讨论酝酿情况、会议决策事项、工作建议或方案等内容。会议召开时，原则上由党委（校长）办公室安排专人记录。

（3）会后落实。会后由党委（校长）办公室、议题责任部门第一时间形成会议纪要，纪要一般应包含会议召开背景，会议指导思想和目的要求，会议议题或研究事项，会议结论或工作要求，会议的名称、时间、地点、与会人员等基本要素。纪要经办公室主任审签后，由主要领导审核同意后下发。下发对象为相关校领导、议题责任部门、相关部门和学院等。

党委（校长）办公室根据会议要求及时开展督查督办，责任部门应按要求限时办结，并将办理情况按要求通过OA系统汇总至办公室，由办公室呈报主要领导审阅。督办件落实情况纳入各单位年度考核。

四、材料要求

议题全部材料需书面提交党委（校长）办公室审核，内容一般应包括议题背景、议题简述、政策依据、调研论证情况、沟通酝酿过程、需研究的事项、建议方案等。按照“谁提出议题、谁提供材料”“谁提供、谁负责”的原则，会议材料应做到论证科学、格式规范、文从字顺，内容应见人见事、数据准确、简明扼要、重点突出。未提供议题材料或材料不完整的，不予安排上会研究。

材料格式应严格规范，一般要求如下：文章题目用“方正小标宋简体”2号、一级标题用“黑体”3号、二级标题用“楷体-GB2312”3号、三级标题用“仿宋-GB2312”加粗3号、四级标题和正文用“仿宋体-GB2312”3号，阿拉伯数字用“Times New Roman”3号。文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注。行间距为固定值28磅。页边距上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。

青岛科技大学专题会议流程图