（1）拟稿：根据党委常委会和校务会的决定意见，由指定的职能部门起草文件初稿，经送有关部门会签修改后，将文件初稿（连同电子文档）报送学校办公室秘书科审核文字规范，最后定稿。

（2）签发：秘书科将文件最终稿送交文件拟稿的职能部门负责人，由部门负责人签字后，根据领导分工，分别将文件请送党委书记或校长或分管校领导签发。

（3）打印：秘书科负责印制文件。并将文件（连同电子文档）一起存留归档。

（4）发送：校内发送的文件，按照学院和部门每个单位发送二份纸质文件，文件的电子版在学校办公系统平台发布。校外发送的文件由拟稿部门寄送有关部门。