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会议室预约规程

作者:卢一宾      编辑:      发布日期:2017-06-02 

会议室使用申请流程:

(1)学校和各部门召开的各类全校性会议,最晚应于每周五下午15:00前通过学校协同办公系统提出会议室(报告厅)使用申请,并电话告知办公室综合科工作人员;(OA系统,用户名为工作证号,密码默认为6个8,一般应使用IE浏览器申请)

(2)党委(校长)办公室综合科汇总后于每周五下午17:30前通过校园网协同办公系统发布下周会议安排,制作《一周会议安排》,并打印送呈校领导。当周内提交的会议申请,不予写入《一周会议安排》;

(3)临时性召开的会议,需使用崂山校区会议室(报告厅),请与综合科(56333)电话预约;需使用四方校区会议室,请与四方综合科(22722)电话预约。学校办公室根据整体安排情况进行统筹,统一安排后将在校园网主页党委(校长)办公室网站“温馨提示”专栏中实时发布“一周会议安排”。

会议申报注意事项:

(1)部门涉及来宾考察,且需要相关校领导参加的会议,需主管部门负责人提前2-3天通知党委(校长)办公室主任(分管副主任),并呈报《邀请校领导出席活动申请表》、需要办公室协助安排工作清单等材料。

(2)部门安排的会议,一般情况下需自行准备会议材料、桌牌、茶水等会议用品。若确需办公室协助的,需提前告知办公室综合科。以部门名义召集的全校性会议,可会同办公室综合科共同准备相关物品。

(3)会议主办部门需会议开始前半小时至办公室综合科领取会议室钥匙,会议结束后将钥匙归还办公室综合科。

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