各学院、部（处）、校区，校直各单位：

为了提高服务师生效率，增强日常工作规范，全面落实“一次办好”的目标，学校办公室会同网信办及相关部门，在OA系统进一步开发、优化了发文、用章（法人证书）、合同审核等工作流程，即日起开始试运行。现将有关事项通知如下：

一、发文一次印好。各部门申请印发学校党委文、行政文、函字文、党办（校办）文，具体流程如下：在OA系统“流程—新建流程—公文”中，找到“发文”，在线上提交申请；经本部门领导同意或相关部门会签后，再由分管校领导或主要领导审批，最后由秘书科排版、套红、印发，通知发文申请者来领取纸质文件。

所有发文均不需填写“青岛科技大学发文纸”并逐级找领导签字，考虑到纸质文件归档的需要，秘书科会定期从OA系统打印每份文件的签发单，专门找相关部门负责人和校领导补签。

二、用章一次盖好。各位老师、同学因科研项目使用公章（法人证书），不需再到相关部门开具用章申请单，具体流程如下：在OA系统“流程—新建流程—公务”中，找到“印章（法人证书）使用”，在线上提交申请；经相关部门及具体业务负责人审批后，根据流程提醒通知，方可携带材料直接到秘书科加盖公章。

如果因其他项目（包括学生在校证明，老师收入证明、在职证明及签证办理等）使用公章（法人证书），需要首先选择本单位负责人审批，并经相关部门批准后方可来秘书科办理。

三、刻章一次制好。各单位申请新刻制或更换公章，不需再提交书面申请，具体流程如下：在OA系统“流程—新建流程—公务”中，找到“印章刻制”，在线上提交申请；经相关部门及具体业务负责人审批后，秘书科联系刻章公司刻制并领回，申请人直接到秘书科领取公章并办理备案、启用手续。

四、合同一次审好。各单位办理合同等法律事务项目审核工作，不需要再提交书面申请表，具体流程如下：在OA系统“流程—新建流程—公务”中，找到“法律事务项目审核服务”，在线上提交申请；经律师审核、申请者修改、法律事务办公室审核后，携带正式合同文本来秘书科盖章，同时需额外准备一份交秘书科存档。

各项工作在发起申请时，要按照内容和要求详细、认真、规范地填写，上传附件和提交佐证材料要力求齐全，避免被线上退回。使用过程中，要注重线上、线下相结合，加强线下沟通交流。要及时查看“流程图”，关注了解流程进度，做好跟踪、提醒、督促。

请各单位在师生中广泛宣传、使用，对发现的流程性障碍问题，及时与秘书科沟通反馈，秘书科将会同相关部门一并研究解决，竭诚为师生随时做好服务。针对高密校区、济南校区等一些异地业务，探索采取邮寄到付方式，实现“零跑腿”办好。

联系人：卞克、刘晓（88956388） 步德胜（88959881）

党委（校长）办公室

2018年11月6日